Centralino in cloud: la soluzione innovativa per la tua azienda

AGGIORNATO IL 13/09/2024

Il centralino in cloud, noto anche come centralino virtuale, rappresenta una soluzione telefonica aziendale che utilizza la tecnologia VoIP (Voice over IP) per instradare il traffico telefonico tramite Internet. Questo sistema fornisce tutte le funzionalità tipiche dei centralini tradizionali, ma con molti più vantaggi e funzioni avanzate che lo rendono ideale per le aziende moderne.

Cos’è il centralino in cloud

Nello scenario post-pandemico, il centralino in cloud è diventato una scelta sempre più diffusa grazie alla sua flessibilità e scalabilità, che lo rende adatto ad ogni tipo di azienda, soprattutto a quelle che adottano modelli di smart working. Con un centralino virtuale, è possibile integrare computer, telefono, app su smartphone e sistemi CRM aziendali, consentendo alle persone di comunicare da qualunque luogo si trovino, non solo attraverso telefonate, ma anche tramite chat, messaggi o videochiamate.

Un altro aspetto cruciale di questa tecnologia è la possibilità di accedere a servizi avanzati come voicemail, registrazione delle chiamate, integrazione con l’ERP aziendale e il sito web. Il requisito fondamentale per il passaggio a un centralino virtuale è la disponibilità di una connessione Internet stabile e veloce, che garantisca una trasmissione vocale fluida e senza interruzioni.

Come funziona il centralino virtuale?

Il centralino in cloud virtualizza il sistema telefonico aziendale su una piattaforma software, eliminando la necessità di hardware complessi e costosi. Le funzioni di base come la gestione delle chiamate in entrata e uscita sono sempre presenti, ma vengono integrate da una serie di funzionalità avanzate che migliorano l’efficienza e la produttività dell’azienda, tra le quali:

• Risponditore automatico (IVR) con dirottamento delle chiamate verso interni specifici o dipartimenti
• Deviazione delle chiamate verso dispositivi mobili, tablet o PC
• Gestione delle code di chiamata per distribuire le richieste su diversi operatori
• Fax to email: tutte le comunicazioni via fax possono essere ricevute direttamente via email
• Monitoraggio del traffico delle chiamate e delle comunicazioni, con la possibilità di visualizzare lo storico delle chiamate
• Blacklist e whitelist per filtrare le chiamate non desiderate
• Videoconferenze che supportano la partecipazione di centinaia di persone
• Integrazione con CRM e altri database aziendali
• Chat e instant messaging per migliorare la comunicazione interna ed esterna​

Vantaggi del centralino in cloud

Optare per un centralino in cloud offre una serie di benefici strategici che possono migliorare le operazioni aziendali, ridurre i costi e aumentare la flessibilità.
Analizziamoli nel dettaglio:

• Riduzione della complessità infrastrutturale. Una sola rete è sufficiente per gestire sia le chiamate che la connessione Internet aziendale. I telefoni VoIP si collegano alle stesse prese di rete dei PC, semplificando la gestione delle postazioni​
• Centralizzazione delle sedi. Con un solo centralino virtuale, è possibile collegare tutte le sedi aziendali, eliminando i costi delle chiamate tra sedi e migliorando la comunicazione interna.

• Aggiornamenti automatici. Gli aggiornamenti software sono gestiti direttamente dal provider e inclusi nel canone mensile, garantendo che il sistema sia sempre aggiornato con le ultime funzionalità e patch di sicurezza senza necessità di intervento tecnico da parte dell’azienda. Questo riduce il rischio di vulnerabilità legate a software obsoleto e assicura che l’azienda stia utilizzando la tecnologia più recente senza costi aggiuntivi o tempi di fermo operat
• Affidabilità. Il centralino in cloud non è soggetto a guasti dovuti a malfunzionamenti hardware locali, poiché tutto è gestito tramite server remoti. In caso di problemi con la connessione internet locale, è sempre possibile deviare le chiamate verso dispositivi mobili, garantendo continuità operativa​
• Scalabilità immediata. La struttura del centralino in cloud consente di aggiungere o rimuovere utenti in pochi clic, rendendolo perfetto per aziende in crescita o con fluttuazioni stagionali di personale. Non è necessario acquistare nuove linee o aggiornare l’hardware, il che offre una notevole flessibilità operativa​
• Gestione centralizzata. Grazie a un pannello di controllo centralizzato, l’amministrazione può monitorare e controllare in tempo reale l’uso delle linee, i consumi e le chiamate. Questo facilita la gestione anche da remoto e fornisce dati utili per ottimizzare l’efficienza delle comunicazioni aziendali​
• Sicurezza avanzata. I centralini in cloud includono solitamente misure di sicurezza come crittografia delle chiamate e autenticazione a due fattori, proteggendo le comunicazioni aziendali e i dati sensibili.

Lavoro in mobilità. Grazie all’integrazione con app mobili, i dipendenti possono rispondere alle chiamate aziendali anche quando non sono in ufficio. Questo aspetto è cruciale per chi lavora da remoto o viaggia spesso. Un dipendente può rispondere alle chiamate come se fosse presente in ufficio, utilizzando uno smartphone collegato al centralino tramite Internet

Funzionalità avanzate di un centralino virtuale in cloud

Oltre alle funzionalità standard che ci si aspetta da un centralino tradizionale, i centralini in cloud offrono caratteristiche avanzate che migliorano la gestione delle comunicazioni e l’efficienza interna:

• IVR avanzato (Risponditore automatico). Gestisce le chiamate in entrata, dirottandole automaticamente agli interni dipartimenti corretti. Questo riduce il carico sul personale di reception e migliora il tempo di risposta.
• Call center virtuale. Funzioni specifiche per la gestione di call center, come code di chiamata, priorità e gestione delle performance degli operatori. È possibile monitorare e registrare le chiamate per analizzare la qualità del servizio.
• Integrazione con CRM. Collegare il centralino al CRM aziendale significa che ogni chiamata può essere registrata automaticamente nel database dei clienti. L’integrazione con sistemi CRM è una delle funzionalità più utili del centralino in cloud, migliorando la gestione dei clienti e ottimizzando i flussi di lavoro. Puoi scoprire di più sull’importanza dei CRM in questa guida di HubSpot.
• Registrazione delle chiamate. Per aziende che hanno bisogno di monitorare le conversazioni per motivi di qualità o di conformità, la funzione di registrazione delle chiamate è essenziale. Il sistema cloud permette di archiviare e gestire queste registrazioni in modo sicuro e accessibile​
• Videoconferenze e messaggistica integrata. Molti centralini in cloud includono strumenti per le videoconferenze e la messaggistica istantanea, semplificando la collaborazione interna e riducendo la necessità di applicazioni di terze parti​

Centralino in cloud: costi certi, fissi e prevedibili

Oltre a tutti i vantaggi sopra elencati, un altro aspetto cruciale dei centralini in cloud è il controllo dei costi. Le aziende pagano un canone mensile fisso che copre tutte le funzionalità, inclusi aggiornamenti, manutenzione e supporto tecnico. Questo approccio elimina i costi imprevisti legati a guasti hardware o espansioni infrastrutturali. Gli interventi di manutenzione, inoltre, possono essere eseguiti da remoto, riducendo i tempi di fermo​.

Inoltre, con un modello di pagamento basato sul numero di utenti, le aziende pagano solo per le risorse che effettivamente utilizzano. Questo si traduce in un utilizzo più efficiente delle risorse aziendali e una gestione oculata del budget.

Centralino in cloud e VoIP, quali sono le differenze?

Questa è una delle domande più comuni che ci vengono poste. Sebbene entrambe le tecnologie siano basate su Internet, ci sono differenze fondamentali tra un centralino in cloud e un centralino VoIP. Abbiamo dedicato un articolo specifico per rispondere dettagliatamente a questa domanda. Puoi leggerlo cliccando qui per approfondire.

Conclusioni

Il centralino in cloud rappresenta una soluzione moderna e flessibile per le comunicazioni aziendali. È particolarmente indicato per le aziende che desiderano ridurre i costi, migliorare la gestione delle risorse e offrire una maggiore flessibilità ai propri dipendenti. Grazie alla possibilità di gestire le chiamate, le videoconferenze e le chat da un’unica piattaforma, i centralini virtuali migliorano la produttività e la collaborazione interna.

La gestione centralizzata, la scalabilità e i costi prevedibili rendono il centralino in cloud una scelta vantaggiosa per qualsiasi tipo di azienda, dalle piccole startup alle grandi imprese con molteplici sedi.

Se stai cercando una soluzione che semplifichi la gestione delle tue comunicazioni aziendali e ti permetta di rimanere sempre aggiornato con le ultime tecnologie, il centralino in cloud potrebbe essere la risposta perfetta per te.