Centralino in cloud: come funziona e quali sono i vantaggi

Cos’è il centralino in cloud

I centralini in cloud o virtuali riguardano un servizio di telefonia aziendale che si avvale della tecnologia VoIP per far transitare il traffico telefonico. Utilizzando la connessione Internet, forniscono tutte le funzionalità tipiche dei centralini tradizionali e molte altre funzioni aggiuntive.

Nello scenario post pandemico, i centralini virtuali  si stanno diffondendo sempre di più proprio perché sono una soluzione estremamente flessibile e scalabile, perfetta per tutti i tipi di aziende e, in particolare, per quelle che hanno deciso di adottare modelli ibridi di smart working. Il centralino in cloud  permette infatti di avere computer, telefono, app sullo smartphone e CRM sempre integrati. Le persone possono comunicare ovunque esse si trovino, e non solo tramite telefono, ma anche via chat, messaggi o videocall.

Inoltre, in base alle esigenze aziendali, si possono sfruttare diversi servizi, come voice mail, registrazione delle chiamate, integrazione con la parte informatica e l’ERP aziendale, con il sito web e molto altro ancora.

Il requisito fondamentale per passare da un sistema telefonico tradizionale a un centralino virtuale VoIP è solo uno: avere un’ottima connessione. Ciò significa che si deve avere la certezza di essere appoggiati su una banda minima garantita sufficiente per consentire la trasmissione di voce senza interruzioni.

Come funziona il centralino virtuale?

Il centralino in cloud rappresenta una virtualizzazione del sistema telefonico aziendale, progettato su una piattaforma software con una parte hardware marginale. Il centralino virtuale in cloud offre molte funzioni avanzate rispetto al classico centralino. Oltre a smistare le chiamate e offrire servizi di segreteria telefonica, svolge infatti le seguenti funzioni:

• Risponditore automatico con dirottamento preimpostato delle chiamate
• Deviazione delle chiamate verso tablet e cellulari
• Gestione delle code verso altri interni o la segreteria
• Funzione di fax to email
• Storico del traffico
• Gestione e programmazione di black list e white list
• Possibilità di effettuare video call e videoconferenze con centinaia di partecipanti
• Integrazione con CRM e altri data base aziendali
• Tool di chat e instant messaging

Centralino in cloud: quali sono i vantaggi

I vantaggi di passare a un centralino in cloud sono molteplici in termini di produttività, gestione delle risorse e flessibilità. Analizziamoli nel dettaglio:

• Riduzione della complessità. La struttura ICT si semplifica notevolmente, con una sola rete tutta l’azienda naviga e telefona. Inoltre i telefoni VoIP si allacciano alla stessa presa di rete di un PC: con un unico cavo si portano Internet e telefono alle postazioni di lavoro.
• Un unico centralino per tutte le sedi. È sufficiente un unico centralino virtuale VoIP ed un collegamento ad Internet per collegare tutti gli interni delle diverse sedi come se fossero nello stesso edificio. Senza considerare poi che tra le varie sedi si abbattono totalmente i costi per comunicare.
• Affidabilità. I centralini in cloud sono a prova di guasti, poiché totalmente svincolati dall’hardware.
• Sempre aggiornato. Il software è in continua evoluzione e tutti gli aggiornamenti sono compresi nel canone. Si avrà sempre quindi un servizio al passo con i tempi e con le ultime funzionalità.
• Flessibilità. Le linee e gli interni possono essere configurati anche in autonomia, con estrema semplicità.
• Massimo controllo. Attraverso un pannello di controllo si possono tenere monitorati l’uso delle linee, i consumi e gli accessi. L’acquisizione di dati e report consente inoltre una pianificazione dettagliata e di rispondere prontamente ad eventuali criticità.
• Facilmente integrabile. Il centralino virtuale può essere integrato con rubriche aziendali, CRM e centinaia di altre applicazioni.
• Lavora in mobilità. Installando una semplice app, lo smartphone diventa un cordless e può ricevere chiamate sia interne che esterne.
• Migliora la produttività. I servizi automatici che possono essere attivati e configurati fanno risparmiare tempo consentendo a tutta l’organizzazione di essere più produttivi e performanti, a beneficio di tutta l’azienda.

Centralino virtuale: costi certi, fissi e prevedibili

Oltre a tutti i vantaggi che abbiamo elencato sopra, il centralino in cloud gode infine di un ulteriore grande vantaggio: i costi sono certi, fissi e prevedibili.

Le aziende infatti pagano il servizio attraverso un canone fisso mensile a utenza omnicomprensivo di manutenzione, supporto e aggiornamenti. In questo modo si eliminano gli sprechi e si paga il servizio solo per le utenze che effettivamente lo utilizzano. Inoltre, non ci sono costi imprevisti per rotture fisiche o espansioni hardware. Gli interventi di installazione e manutenzione sono compresi nel canone mensile e possono avvenire da remoto.

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